Что мы изменили
Представители
Представители теперь также являются контрагентами. Указывая представителя контрагента, осуществляется связь между двумя контрагентами системы.
У любого контрагента может быть неограниченное количество представителей.
Из каждого ранее созданного представителя создан новый контрагент. Выполнен перенос контактных данных и их привязка в качестве представителей к соответствующим контрагентам. Все ранее созданные представители доступны во вкладке "Архив" карточки контрагента.
Из каждой компании автоматически создан контрагент и сформирована полная история заказов с привязкой к соответствующим контрагентам. Это было сделано для того, чтобы исключить возможность создавать заказы на компанию, что приводило к некорректному учету и построению отчетов.
В карточку контрагента добавлена вкладка "Представляет" для упрощения поиска контрагентов и навигации в системе.
Контрагент типа "Физическое лицо" не нуждается в обязательном представителе. Все контактные данные вносятся непосредственно в карточку контрагента.
Контрагенты типа «Юридическое лицо» допускается создать без контактных данных, их можно добавить позже.
При добавлении контрагенту типа "Юридическое лицо" представителя типа "Физическое лицо" контакты последнего автоматически указываются в карточке контрагента, которое он представляет, и наоборот. При удалении представителя его контакты автоматически удаляются из карточки контрагента типа "Юридическое лицо".
Модули "Уведомления", "Касса" и "Логистика" также перенастроены на работу без представителей. Если у контрагента не указаны представители, будут использоваться его собственные контактные данные.
В рамках заказа для контрагента типа "Юридическое лицо" менеджеру необходимо указать его представителя, так как при наличии нескольких представителей . Для контрагента типа "Физическое лицо" эта опция не обязательна.
Валидация
Валидация контрагентов осуществляется по номеру телефона или почте. В системе не допускается создание двух контрагентов типа «Физическое лицо» с одинаковыми контактами.
Валидация уникальности контрагента типа "Юридическое лицо" более мягкая. Так, при его создании проверяется уникальность названия, представителей и юридических лиц. Если контрагенты с такими данными уже есть в системе, то отображается соответствующее уведомление со ссылкой на ранее созданного контрагента. Для проверки вы можете открыть его карточку, чтобы убедиться, что это разные контрагенты. При этом создание нового контрагента с неуникальными данными допускается.
Также одинаковое юридическое лицо может быть указано у нескольких контрагентов.
Каждый пользователь системы может создать своего контрагента и сделать на него заказ.
Дубли контрагентов
Из-за нестабильной работы системы, а также не стандартизированного ведения учёта, в системе имеется значительное количество дублей контрагентов.
Существует три основных типа дублей: 1) при поступлении заявок с сайта; 2) при миграции из старых контрагентов в новых; 3) при повторном заведении существующего контрагента в систему.
Реализован запрет на создание контрагентов типа «Физическое лицо» без контактных данных во избежание дублирования контрагентов.
Ведется разработка инструмента объединения дублей контрагентов – дедупликация.
Инструмент предоставит возможность выбрать нескольких контрагентов в системе и указать, какой контрагент будет являться остальным, после чего удалить остальных. Все контактные данные, персональные счета и история заказов будут указаны в карточке основного контрагента.
На данный момент исследуется возможность о предоставлении соответствующих прав группам пользователей и/или отдельным пользователям. Как вариант, объединением контрагентов будут заниматься пользователи, указанные как менеджеры данных контрагентов.
На этапе разработки инструмента была выполнено объединение тех дублей, которые были вычислены автоматически. Оставшихся будет необходимо обработать самостоятельно.
Персональный счет
Ранее было предусмотрено три типа счёта: авансный, персональный и бонусный. Теперь все счета объединены в один Персональный счёт.
Для контрагентов типа "Физическое лицо" создан персональный счёт с каждым юридическим лицом.
Теперь, если клиент внёс средства на счёт контрагента, например, ООО "МДМПринт", он не может списать их в счёт заказа другого контрагента – ИП "Башев". Это отражает реальное положение средств. Средства физически находятся на банковском счёте ООО "МДМПринт" и при оплате заказа со счета ИП "Башев" возникнет ситуация, когда средства клиента остались на счете ООО "МДМПринт", а ИП "Башев" не получил оплату за выполненный заказ. Это значительно усложняет взаиморасчеты между юридическими лицами.
Для того, чтобы выполнить заказ и списать средства на счёт ИП "Башев", был реализован инструмент перемещения средств между персональными счетами. При его помощи допускается переместить средства со счёта ООО "МДМПринт" на счёт ИП "Башев", после чего списать средства в счёт оплаты заказа. Таким образом формируется запись о перемещении средств. Также это значит, что средства должны быть перемещены не только в системе HelloPrint, но и между банковскими счетами вышеописанных юридических лиц.
Данный инструмент реализован для корректного учёта перемещения средств, а также как закладная под ведение бухгалтерии в системе HelloPrint. На данный момент вам доступен в рамках контрагента, кто и когда переносил средства между какими счетами.
С контрагентами типа "Юридическое лицо" инструмент работает аналогичным образом, с тем отличием, что со стороны клиента персональные счета создаются между каждым юридическим лицом контрагента и каждым нашим юридическим лицом. Персональные счета отображаются только при наличии операций по счету - пополнений, переводов и т. п.
Добавлена возможность самостоятельно переносить переплату по заказам на персональный счёт контрагента.
Добавлена возможность пополнять персональный счёт контрагента непосредственно из карточки контрагента. Это позволяет не создавать дополнительные заказы и добавлять в спецификацию строку "пополнение счета". Исключением является лишь пополнение счёта через интернет-эквайринг. На данный момент ведется доработка модуля интернет-эквайринга для возможности проводить оплату без создания заказа.
Добавлена возможность указывать основание пополнения счёта - переплата по заказу, на основании договора, провинности перед клиентом и т. д.
Доработка позволят формировать более корректные отчеты по заказам и продажам, в которых не будут фигурировать заказы на пополнение счёта, по факту заказами не являющиеся.
При необходимости отображение каждой из кнопок на пополнение, списание и перемещение средств персонального счёта может быть настроено при помощи прав доступа для любой группы пользователей. Для этого обратитесь в службу поддержки.
Техническая поддержка
На сегодня мы выпускаем обновления HelloPrint примерно один раз в месяц. После каждого обновления мы составляем пресс-релиз изменений и публикуем его в живой ленте системы HelloPrint.
После каждого обновления в период от одного до семи дней мы можем максимально оперативно внести правки в работу системы, если функционал какого-либо модуля был нарушен.
В связи с чем мы просим вас:
- Старайтесь оперативно знакомиться со списком изменений - они могут существенно изменить алгоритм вашей работы;
- По любым вопросам всегда и как можно скорее обращайтесь в службу поддержки. Вы можете это делать используя: 1) форму обратной связи раздела поддержки HelloPrint 2) специальную форму в Pyrus 3) чат поддержки TaDa.
За поддержку пользователей отвечает Степан Веселков. Он проверяет все запросы, связанные с работой системы, Если проблема подтверждается, он передаёт ее в отдел разработки, где создается задача на исправление.
После прочтения пресс-релиза не стесняйтесь задавать нам любые вопросы и сообщать о проблемах. Помните, что отдел разработки не сможет исправить ошибку, о которой не знает. Ведь лучшие тестировщики - это пользователи! И чем мы получим обратную связь, тем раньше мы сможем устранить недостаток.