Здесь мы приводим список наиболее распространенных вопросов с подробным описанием их решений.
ЗАКАЗЫ \ ЗАЯВКИ \ ЛИДЫ
СОЗДАНИЕ ЗАКАЗА
Для создания нового заказа предусмотрены следующие способы:
- Выберите пункт меню Заказы > Создать.
- Выберите пункт меню Заказы для перехода в реестр заказов. В реестре нажмите кнопку [Новый заказ].
- Выберите пункт меню Калькулятор для перехода в интерфейс расчета. После создания списка позиций нажмите [Создать заказ].
В результате выполнится переход на страницу добавления заказа:
Заполните необходимые поля и нажмите [Создать заказ] для создания нового заказа и перехода в его карточку.
Также возможно создание заказа из заявки\лида. Для этого перейдите в раздел Заявки\Лиды и переместите заявку\лид в статус Заказ либо измените статус заявки\лида в карточке записи. В результате выполняется создание заказа, в котором указаны все данные исходной заявки\лида.
СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ
Создать заявку допускается следующими способами:
- Выберите пункт меню Заявки > Создать.
- Выберите пункт меню Заявки для перехода в реестр заявок. В реестре нажмите кнопку [Добавить].
В результате выполнится переход на страницу добавления заявки:
Заполните необходимые поля и нажмите [Создать заявку] для создания новой заявки и перехода в ее карточку.
Заказы и заявки - похожие, но разные сущности системы.
Заявки предназначены для ведения обращений, которым необходимо предварительное согласование перед оформлением сделки.
Список заявок, в отличие от заказов, отображается не в виде реестра, а в виде канбан-доски, позволяющей перемещать заявку по колонкам-статусам. Конечным статусом является Заказ - при этом заявка преобразуется в заказ, содержащй все данные исходной заявки.
Маршрут отображает движение заказа по производственной цепочке, а также служит для назначения ответственных за выполнение заказа на определенной стадии.
Допускается параллельное движение заказа по нескольким маршрутам одновременно.
При создании нового заказа выполняется автоматическая передача заказа на маршрут типа "Маршрут" с наименованием Маршрут 1.
ПЕРЕДАЧА ЗАКАЗА ПО МАРШРУТУ
- В разделе Заказы откройте карточку заказа на вкладке Маршрут.
- В поле Передать на участок выберите технический участок. Список доступных участков формируется из участков:
- в карточке которых указана текущая компания пользователя;
- в карточке которых указан текущий пользователь;
- которые относятся к типу текущего маршрута.
- В поле Назначить статус на участке укажите статус, который будет присвоен заказу на участке.
- В поле Назначить исполнителя выберите исполнителя заказа на участке: весь отдел либо определенного сотрудника. Список исполнителей формируется в зависимости от:
- компании;
- пользователей в карточке участка;
- При необходимости добавьте описание в текстовый блок - вручную либо при помощи шаблона.
- Сохраните изменения.
В результате в таблице добавится строка с записью передачи по маршруту, изменения отобразятся на вкладке Инфо.
ПЕРЕДАЧА ЗАКАЗА НА НОВЫЙ МАРШРУТ
- В разделе Заказы откройте карточку заказа на вкладке Маршрут.
- В поле Маршрут выберите тип маршрута. В новом заказе поле содержит:
- Маршрут 1 - автоматически созданный маршрут типа "Маршрут";
- Новый Маршрут, Новый Дизайн, Новый Подряд - выбор типа маршрута для создания нового маршрута.
- Заполните поля:
- Передать на участок;
- Назначить статус на участке;
- Назначить исполнителя.
- Сохраните изменения. В результате создается новый маршрут с наименованием вида Маршрут 2, Дизайн 1 или Подряд 1 в зависимости от выбранного типа. Наименование содержит тип маршрута и порядковый номер маршрута выбранного типа.
- В результате в таблицу добавляется новая вкладка для отображения движения заказа по новому маршруту. В таблицу добавляется строка с описанием передачи заказа на новый маршрут. На вкладке Инфо добавляется новая вкладка, на которой отображается наименование маршрута.
Спецификация заказа предполагает два способа добавления позиций:
- при помощи калькулятора. Такие позиции отмечены пиктограммой
. - вручную. Такие позиции отмечены пиктограммой
.
Также предусмотрено два способа редактирования позиций: редактирование поля и правка спецификации в интерфейсе расчета.
Для выбора способа редактирования:
- Перейдите в раздел Заказы.
- Откройте карточку заказа на вкладке Спецификация.
- Щелкните правой кнопкой мыши по строке и выберите пункт меню.
РЕДАКТИРОВАТЬ ПОЛЕ
При правке строк , добавленных вручную, доступно редактирование полей:
- Наименование;
- Описание;
- Комментарий;
- Участок;
- Кол-во, ед;
- Цена за ед., ₽;
- Сумма,₽;
- Скидка, ₽.
При правке строк , добавленных при помощи калькулятора, доступно редактирование полей:
- Наименование;
- Описание;
- Комментарий;
- Участок;
- Кол-во, ед;
- Скидка, ₽.
После сохранения изменений в строках отображается дополнительная пиктограмма , означающая внесение изменений вручную.
При выборе данного пункта меню выполняется переход в интерфейс расчета при помощи калькулятора.
1. Выделите одну строку для редактирования и нажмите [Изменить расчет].
2. После внесения правок нажмите [Сохранить].
3. При необходимости внесите изменения в другие строки.
4. По завершении правок нажмите [Сохранить спецификацию].
5. На экране отобразится соответствующее уведомление. Щелкните по номеру заказа для возврата в карточку заказа.
В интерфейсе расчета не допускается редактирование строк , добавленных вручную.
Создание расчета предусмотрено в двух интерфейсах системы:
- в карточке заказа;
- в разделе Калькулятор с последующим созданием нового заказа.
Процесс создания расчета в обоих случаях идентичен. В качестве примера рассмотрим создание расчета в разделе Калькулятор.
- Перейдите в раздел Калькулятор.
- Выберите нужный калькулятор. Укажите необходимые параметры расчета.
- После того, как расчет сформирован, нажмите [В список]. В результате расчет добавляется в список расчетов. При этом поля с выбранными параметрами калькулятора не очищаются: это позволяет создать расчет с измененными параметрами для сравнения стоимости.
- Повторите шаги 2 и 3 нужное количество раз для формирования списка расчетов.
- При необходимости изменить расчет, добавленный в список, установите
напротив расчета и нажмите [Изменить расчет]. - После того, как формирование списка завершено, нажмите:
- [Сохранить КП] - создание нового заказа и формирование коммерческого предложения из списка расчетов;
- [Создать заказ] - создание нового заказа и формирование спецификации из списка расчетов.
Для оформления доставки заказа выполните следующие действия:
- В разделе Заказы откройте карточку заказа на вкладке Логистика.
- Для добавления новой доставки нажмите [Добавить доставку]. В результате отобразится страница добавления доставки.
- Выберите тип доставки:
- Производство > В пункт выдачи - для доставки заказа из центрального пункта\производства в пункт выдачи заказов. При выборе укажите:
- пункт выдачи, в который следует доставить заказ;
- дату отправки;
- доступное время доставки в пункт выдачи.
- Из пункта выдачи > В пункт выдачи - для транспортировки заказа из одного пункта выдачи в другой. При выборе укажите:
- пункт отправки заказа;
- пункт выдачи;
- дату отправки;
- доступное время доставки в пункт выдачи.
- Курьерская доставка - для доставки заказа посредством собственной либо внешней курьерской службы. При выборе следует указать:
данные о получателе. При выборе курьерской доставки карточка автоматически заполняется данными о контрагенте, указанном на вкладке Инфо. Возможен случай, когда получатель не соответствует контрагенту, на которого оформлен заказ. Для этого предусмотрена возможность оформления доставки на другого контрагента;
- подробности о доставке:
- Адрес - автоматически подставляется первый адрес, указанный в карточке контрагента на вкладке Адреса;
- Дата доставки, Время с, до - дата и временной интервал доставки;
- Тип доставки - информационный параметр;
- Документы - информационный параметр;
- К оплате - сумма к оплате. Щелкните по
чтобы подставить значение поля Стоимость на вкладке Инфо либо значение поля Долг при наличии частичной оплаты заказа.
- Без перемещения - используется в случае, когда заказ уже находится в пункте выдачи.При выборе укажите:
- пункт выдачи заказа;
- дату и время выдачи.
- Производство > В пункт выдачи - для доставки заказа из центрального пункта\производства в пункт выдачи заказов. При выборе укажите:
Созданная доставка любого типа отображается в виде записи таблицы. Для всех типов, кроме доставки Без перемещения создается заявка. При щелчке по номеру выполняется переход в карточку внутренней заявки (при наличии соответствующих прав у пользователя).
КОНТРАГЕНТЫ
Пополнение депозитного счета контрагента предусмотрено в двух интерфейсах системы:
- в карточке контрагента;
- в карточке заказа, оформленного на данного контрагента.
КАРТОЧКА КОНТРАГЕНТА
- Перейдите в раздел Контрагенты и откройте карточку контрагента на вкладке Депозитный / Бонусный счет.
- Откройте закладку Депозитный счет.
- Выберите юридическое лицо контрагента (при возможности выбора);
- Нажмите [Пополнить].
- В открывшейся форме укажите сумму пополнения и представителя контрагента.
- Для мгновенного пополнения счета включите настройку Без создания заказа с А. В этом случае пополнение счета выполняется после нажатия кнопки [Пополнить].
- Для создания авансового заказа отключите настройку Без создания заказа с А. В результате после нажатия кнопки [Пополнить] выполняется создание заказа с ограниченным функционалом, спецификация которого содержит одну позицию "Аванс в счет будущих поставок". Стоимость позиции соответствует сумме пополнения счета. Средства поступают на депозитный счет при полной либо частичной оплате авансового заказа.
КАРТОЧКА ЗАКАЗА
- Перейдите в раздел Заказы и откройте карточку заказа на вкладке Оплата.
- Откройте закладку Депозитный счет.
- Дальнейшие действия полностью аналогичны описанным выше.
Счет клиенту формируется в формате PDF в карточке заказа.
- В разделе Заказы перейдите в карточку заказа на вкладку Оплата.
- Перейдите на закладку Безнал и документы.
- В поле Покупатель отображается юридическое лицо контрагента.
- Для выбора другого юридического лица перейдите на вкладку Инфо, измените значение в поле Юр. Лицо блока "Заказчик" и сохраните изменения. Выбранное юридическое лицо отобразится на вкладке Оплата.
- При помощи
отметьте нужные документы. - В поле Реквизиты укажите набор реквизитов текущего юридического лица контрагента. При наличии только одного набора реквизитов поле заполняется автоматически и не редактируется.
- При выборе документа "УПД с ГО/ГП - Товары" укажите юридическое лицо контрагента, являющееся грузополучателем, а также его реквизиты. Значения полей Покупатель и Грузополучатель, как и их реквизиты, могут быть одинаковыми.
- При выборе документов "УПД - Услуги" и "УПД с ГО/ГП - Товары" заполните поле Основание.
- При выборе документа "Акт для розницы" выбор юридического лица не обязателен.
- Заполните поля Поставщик, Реквизиты (поставщика) и Дата.
- Сохраните изменения, нажав одну из кнопок:
- [Создать и сформировать] - создать документ и сформировать его печатную форму в формате PDF в новой вкладке браузера;
- [Создать] - создать документ без формирования в формате PDF.
Набор сформированных документов отобразится в блоке "Активные документы".
Для формирования печатных форм документов в формате PDF отметьте 
один или несколько документов, укажите количество копий и нажмите [Сформировать в PDF]. В результате печатные формы выбранных документов в указанном количестве копий отобразятся в новой вкладке браузера.
Возможен случай, когда спецификация заказа была изменена после создания документов. Для внесения изменений в документы щелкните по 
в нужной строке. В результате список позиций в данном документе обновится согласно текущей спецификации заказа.
СОЗДАНИЕ КОНТРАГЕНТА
Для создания нового контрагента существуют следующие способы:
- В разделе Контрагенты, в котором отображается реестр контрагентов. В реестре нажмите кнопку [Создать контрагента].
- В интерфейсах, предусматривающих выбор контрагента, например, в карточке заказа\заявки\лида. Щелкните по полю Контрагент и нажмите [+Добавить].
В результате выполнится переход на страницу добавления контрагента.
Заполните поля:
- Название - введите новое название либо выберите из существующих. Поиск выполняется по мере ввода символов;
- Тип - для того, чтобы впоследствии указать юридическое лицо контрагента и его реквизиты, выберите тип Юридическое лицо;
- Клиент, Поставщик, Подрядчик, Партнер - параметры используются для сортировки контрагентов и настройки отчетов.
После нажатия [Создать контрагента] выполняется переход в карточку контрагента.
Далее необходимо добавить юридическое лицо и представителя контрагента.
ДОБАВЛЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
Контрагент может содержать одно и более юридических лиц. В свою очередь, каждое юридическое лицо контрагента может содержать один и более наборов рекзизитов.
В карточке контрагента перейдите на вкладку Юридические лица и нажмите [Добавить юр. лицо].
Заполните поле ИНН либо Наименование юр. лица. Поле заполняется только выбором значения из списка. Список формируется по мере ввода символов.
Одинаковый ИНН у контрагентов не допускается.
Далее в блоке "Сведения о банке" заполните поле БИК. Список банков формируется по мере ввода символов. После выборе значения автоматически заполняются поля Корреспондентский счет № и Полное наименование банка.
При необходимости заполните остальные поля.
При нажатии [Сохранить и закрыть] выполняется переход в карточку юридического лица на вкладку Реквизиты.
Вкладка содержит список "текущих" и "устаревших" реквизитов юридического лица. В дальнейшем выбор реквизитов выполняется при оплате заказа на вкладке Оплата. К выбору допускаются только текущие реквизиты.
Реквизиты, добавленные при создании юридического лица, помещаются в список текущих под названием Основные.
При создании дополнительных реквизитов следует учитывать:
- В рамках одного юридического лица не допускается создание реквизитов с одинаковым названием.
- Не допускается создание полностью аналогичных реквизитов. Для сохранения новых реквизитов необходимо внести изменения хотя бы в одно поле.
ДОБАВЛЕНИЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ
В качестве представителей указывается одно или более лиц, представляющих интересы контрагента.
В карточке контрагента перейдите на вкладку Представители и нажмите [Добавить].
Заполните необходимые поля.
При вводе телефонного номера и E-mail предусмотрена проверка с целью защиты от ввода ранее указанных данных: не допускается создание представителей разных контрагентов с одинаковыми номерами телефонов и/или E-mail. В рамках одного контрагента разрешено создание представителей с одинаковыми номерами телефонов и/или E-mail.
Бонусный и депозитный счета пополняются на соответствующих вкладках в карточке контрагента.
После заполнения полей сохраните изменения. В результате выполнится переход в карточку контрагента.
В дальнейшем для выбора доступны только активные представители. Активность регулируется соответствующей настройкой в карточке контрагента. При выборе значения Не активен запись отмечается как удаленная.
НАСТРОЙКИ
В системе предусмотрена возможность автоматической отправки уведомлений при наступлении определенного события - оплате заказа, назначении пользователя исполнителем заказа и т.п.
Для настройки уведомлений следует:
- Настроить условие, при выполнении которого отправляется уведомление.
- Настроить уведомление: выбрать спобоб отправки, получателя, ввести текст и т.п.
НАСТРОЙКА УСЛОВИЯ
Для настройки условия выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел Настройки > Автоматизация > Условия.
- Нажмите [Создать] для добавления нового условия.
- Заполните поля:
- Название - название условия;
- Если - выбор условия. Набор условий задан в системе и не редактируется;
- Что - выбор предмета проверки;
- Оператор - выбор логического оператора;
- Вариант - выбор варианта для сравнения.
- Сохраните изменения.
- Так как уведомление может включать несколько условий, то при необходимости добавьте нужное число условий.
Например, на изображении выше условие будет выполнено при добавлении либо редактировании скидки контрагента.
НАСТРОЙКА УВЕДОМЛЕНИЯ
Для настройки уведомления выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел Настройки > Автоматизация > Уведомления.
- Нажмите [Создать] для добавления нового уведомления.
Заполните обязательные поля:
- Название - название уведомления;
- Активность - при значении Не активен уведомление не отправляется при выполнении условия. Настройка дублируется переключателем в реестре уведомлений;
- Условия - выбор условия. В случае, когда выбрано несколько условий, уведомление отправляется только при выполнении всех условий;
- Тогда - выбор способа отправки уведомления: Email, SMS, Системное уведомление, Браузерный Push.
- Заполните дополнительные поля. Их набор зависит от способа отправки уведомления. Подробное описание полей приведено в руководстве пользователя.
- Укажите дополнительные условия отправки уведомления:
- Условие - выбор условия. При выборе значения Время настраивается задержка отправки уведомления после наступления события.
- Оператор - выбор оператора;
- Минуты - ввод количества минут. Означает время задержки отправки уведомления после события.
- Сохраните изменения.
Например, на изображении выше уведомление является активным и будет отправлено:
- при выполнении условия Заказ полностью оплачен;
- на рабочий E-mail пользователя, являющегося менеджером заказа;
- в тексте письма посредством параметров будет указан номер заказа. Это позволит оперативно перейти в карточку заказа;
- время задержки отправки уведомления после наступления события составляет 0.
Список отправленных уведомлений в течение 30 дней хранится в разделе Уведомления.