В случае, когда ваш субъект хозяйствования является группой компаний, состоит из филиалов, дополнительных офисов и т.п., рекомендуем разделить его на отдельные сущности системы - организации и входящие в их состав отделы. Это позволит получать отдельную статистику по каждой организации и по каждому отделу.

В этой инструкции мы ответим на несколько самых часто задаваемых вопросов, связанных с настройкой организации в системе.


Привязка сотрудника к организации означает, что при работе с заказом, создании платежных документов, оплате и прочих операциях используются настройки и ограничения, указанные для текущей организации.

Привязка осуществляется одним из следующих способов:

  • при добавлении нового пользователя;
  • в карточке организации;
  • в карточке пользователя. 

Добавление нового пользователя

При добавлении нового пользователя привязка к организации указывается в поле Организации.

В карточке организации

Для привязки сотрудников в карточке организации:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку организации на вкладке Информация.
  3. В поле Пользователи введите ФИО пользователя. По мере ввода символов список фильтруется автоматически. Нажмите на ФИО пользователя для его добавления в список.
  4. Повторите операцию необходимое число раз. Для того, чтобы выделить несколько сотрудников, зажмите CTRL и нажмите на нужные сроки.
  5. Сохраните изменения.

В карточке пользователя

Для привязки сотрудников в карточке пользователя:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Пользователи.
  2. Откройте карточку пользователя на вкладке Инфо.
  3. В поле Организации из выпадающего списка выберите название организации.
  4. Повторите операцию необходимое число раз. Для того, чтобы выделить несколько организаций, зажмите CTRL и нажмите на нужные сроки.
  5. Сохраните изменения.

В случае, когда сотрудник добавлен только в одну организацию, при авторизации в системе выполняется автоматический вход в эту организацию. Если сотрудник добавлен в несколько организаций, то при авторизации предлагается выбор организации.

Функция предназначена для ограничения доступа пользователей в организацию в случае, когда IP-адрес пользователей не указан в настройках организации.

Первоначально следует создать список IP-адресов, которым разрешен вход в систему. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Списки > IP адреса.
  2. Нажмите [Добавить] для добавления IP-адреса.
  3. Заполните поля Название и IP адрес. Сохраните изменения.

Далее необходимо указать данный IP-адрес в карточке организации. Для этого;

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку организации на вкладке Информация.
  3. Нажмите на поле IP-адреса. В результате отобразится список IP-адресов. Нажмите на нужные сроки. для добавления IP-адреса в список.
  4. Сохраните изменения.

В результате пользователь с указанным IP-адресом получают возможность авторизации в организации, к которой он привязан.

Предусмотрена возможность снятия ограничений по IP-адресу. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Пользователи.
  2. Откройте карточку пользователя на вкладке Инфо.
  3. В блоке "Доступы" включите настройку Доступ без ограничений по IP адресу.

В результате пользователь с включенной настройкой получает возможность авторизации в любой организации, к кторой он привязан, с любого устройства вне зависимости от IP-адреса.

Функция предназначена для разделения организации на отделы и подотделы. Это позволит получать отдельную статистику по каждому отделу и подотделу.

Первоначально следует создать список типов отделов. Для этого:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации > Отделы > Типы отделов.
  2. Нажмите [Создать] для добавления нового типа.
  3. Заполните поле Название. Сохраните изменения.

Далее следует создать отдел. Это можно выполнить как в рамках определенной организации, так и в разделе Настройки > Организации > Отделы. Далее приведен пример создания отдела в организации.

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку компании на вкладке Отделы.
  3. Нажмите [Создать отдел]. 
  4. На странице создания отдела заполните поля:
    1. Название - название отдела;
    2. Тип отдела - носит информационное значение;
    3. Отчеты - список отчетов по данным текущего отдела;
    4. Организация - указывается организация, в рамках которой создается текущий отдел. При создании из карточки организации значение указывается автоматически. При выборе другой организации отдел создается в карточке другой организации на верхнем уровне.
  5. После заполнения полей нажмите [Добавить]. В результате выполняется переход на вкладку Отделы карточки организации, где отображается список отделов.

Далее следует привязать сотрудников организации к отделам. Для этого:

  1. Откройте карточку раздела на вкладке Мои отделы.
  2. В поле Сотрудник откройте выпадающий список. Он включает всех сотрудников организации, добавленных на вкладке Информация. Выберите нужного сотрудника и нажмите [Добавить]. Изменения сохраняются автоматически.
  3. Повторите операцию необходимое число раз.

При необходимости допускается создание подотделов в рамках отдела. Для этого:

  1. Откройте карточку раздела на вкладке Мои отделы.
  2. Нажмите [Добавить подотдел]. При создании подотдела заполняется тот же набор полей, что и при создании отдела: Название, Тип отдела, Отчеты, Организация.
  3. После заполнения полей нажмите [Добавить]. В результате выполняется переход на вкладку Отделы карточки организации, где отображается список отделов.

Привязка юридического лица позволяет автоматически заполнять необходимые реквизиты при формировании документов на оплату заказа.

Для привязки юридического лица к компании выполните следующие действия:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку организации на вкладке Юридические лица.
  3. Нажмите [Добавить]. На экране отобразится форма выбора юридического лица. Форма содержит список всех юридических лиц справочника, который ведется в разделе Контрагенты > Справочник Юр. лиц.
  4. Введите наименование юридического лица. По мере ввода символов список фильтруется автоматически.
  5. Нажмите на нужную строку.
  6. Повторите операцию необходимое число раз.

При необходимости заполните поле Основное юр. лицо. В случае, когда при оплате заказа в качестве поставщика указано основное юридическое лицо организации, то в печатных формах документов "Счет" и "Счет с печатью" отображается логотип. Добавление логотипа осуществляется в карточке организации на вкладке КП, Счета, Тех. карта в блоке "Графические элементы".

Привязка платежных онлайн-систем позволяет выбрать определенную систему для онлайн-оплаты заказа.

Перед настройкой привязки следует убедиться, что в списке платежных систем в разделе Настройки > Онлайн оплаты есть хотя бы одна система в статусе Активна.

Для привязки системы выполните следующие действия:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку компании на вкладке Онлайн оплаты.
  3. Нажмите на поле Доступные онлайн оплаты. Отобразится выпадающий список активных систем.
  4. Для добавления системы нажмите на нужную строку.
  5. Повторите операцию необходимое число раз. Для того, чтобы выделить несколько систем, зажмите CTRL и нажмите на нужные сроки.
  6. Сохраните изменения.

Добавленные системы доступны для выбора в карточке заказа на вкладке Оплата на закладке Онлайн в поле Платежная система.

Настройка позволяет добавить графические элементы и дополнительный текст в печатные формы документов "Счет", "Счет на оплату", "Технологическая карта" и "Коммерческое предложение".

Для настройки выполните следующие действия:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку компании на вкладке КП, Счета, Тех. карта.
  3. В блоке "Графические элементы" при щелчке по полю Выберите файл загружаются изображения:
    1. Логотип организации - отображается в документах "Счет", "Счет с печатью" (только в случае, когда в качестве поставщика указано основное юридическое лицо организации), а также "Технологическая карта";
    2. Шапка КП, Подвал КП - в коммерческом предложении.
  4. В блоке "Тексты" вводится дополнительный текст:
    1. После таблицы в КП - отображается в коммерческом предложении после таблицы с перечнем товаров\услуг:
    2. До номера в "счете с печатью", После всего в "счете с печатью" - отображается в документе "Счет с печатью".
  5. Сохраните изменения.

Пример печатной формы коммерческого предложения с добавлением графических элементов Шапка КП и Подвал КП, а также текста После таблицы в КП:

Пример двухстраничного документа "Счет с печатью" с добавлением графического элемента Логотип компании, а также текстов До номера в "счете с печатью" и После всего в "счете с печатью":

Функция предназначена для настройки ограничений, позволяющих присвоить заказу определенный статус только при выполнении заданных условий.

Для настройки ограничений выполните следующие действия:

  1. Перейдите в раздел Настройки > Организации.
  2. Откройте карточку компании на вкладке Ограничения.
  3. В поле Ограничение при смене статуса заказа на выберите статус, для которого следует настроить ограничения.
  4. Укажите ограничения. Выполнение всех указанных ограничений позволяет присвоить заказу указанный статус.
  5. Для настройки ограничения для другого статуса заказа нажмите [Добавить]. В результате отобразится дополнительный блок с полем выбора статуса и набором ограничений,
  6. Повторите операцию необходимое число раз.
  7. Сохраните изменения.

В результате при попытке присвоения заказу определенного статуса выполняется автоматическая проверка наличия ограничений. В случае, когда хотя бы одно из ограничений не выполнено, на экране отображается соответствующее сообщение, статус заказа остается неизменным.